Wat de notaris van u nodig heeft na een overlijden

De documenten in één overzicht

Wat de notaris zelf uitzoekt

Twee dingen hoeft u niet te regelen, want de notaris raadpleegt die registers zelf.

Het Centraal Testamentenregister. Hier staat of er een testament is opgemaakt en bij welke notaris het ligt. De inhoud staat er niet in; het register wijst alleen de weg. U hoeft dus niet het hele huis door op zoek naar een testament dat er misschien niet is.

De Basisregistratie Personen. Hieruit blijkt wie de wettelijke erfgenamen zijn. Zijn er kinderen uit een eerdere relatie of erfgenamen die niemand kent, dan komen die hier naar voren.

Waar het in de praktijk op vastloopt

De lijst hierboven oogt overzichtelijk. In de praktijk kost het verzamelen ervan de meeste tijd, en zelden om juridische redenen.

• De stukken liggen verspreid. Het eigendomsbewijs in een ordner, de polissen in een la, de bankgegevens alleen digitaal, het trouwboekje bij een van de kinderen. Niemand heeft het volledige overzicht.
• Digitale toegang ontbreekt. Zonder toegang tot het e-mailadres of de bankomgeving van de overledene is niet vast te stellen welke rekeningen, verzekeringen en abonnementen er zijn. Rekeningen worden bovendien geblokkeerd zodra het overlijden bij de bank is gemeld.
• Erfgenamen wonen niet bij elkaar in de buurt. Elk identiteitsbewijs moet worden aangeleverd, en vaak ook een volmacht. Woont iemand in het buitenland, dan loopt dat op in weken.
• Niemand weet of er een testament is. Het register geeft daar uitsluitsel over, maar de vraag zelf houdt families soms dagen bezig.

Wanneer u helemaal geen verklaring van erfrecht nodig hebt

Dat bepaalt u niet zelf en de notaris ook niet. De bank stelt vast wanneer het document vereist is. Bij een gezamenlijke rekening met een langstlevende partner en een beperkt saldo vragen banken er vaak niet om; bij hogere bedragen of een eigen rekening op naam van de overledene meestal wel. Elke bank hanteert daarvoor een eigen grens.

Bel daarom eerst de bank en vraag concreet of een verklaring van erfrecht nodig is voor deze situatie. Dat gesprek kost tien minuten en scheelt mogelijk enkele honderden euro’s.

Staat er onroerend goed in de nalatenschap, dan is het volgens de Rijksoverheid verstandig de verklaring te laten inschrijven bij het Kadaster. Dat is een aanbeveling, geen verplichting.

Wat u nu al kunt regelen

Het verschil tussen een afwikkeling van twee weken en een van drie maanden zit vrijwel altijd in de voorbereiding. Vier dingen zijn vandaag te doen.

• Leg vast waar de papieren documenten liggen — niet de documenten zelf, maar de vindplaats. Een half A4 is genoeg.
• Zorg dat één vertrouwd persoon weet welke banken, verzekeraars en abonnementen er zijn. Niet de wachtwoorden, wel het overzicht.
• Bewaar een kopie van het trouwboekje en de eigendomsbewijzen op een plek die iemand anders kan bereiken.
• Noteer of er een testament is en bij welke notaris. Dat scheelt uw nabestaanden het eerste onzekere gesprek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het voordat de verklaring van erfrecht er is?

Dat hangt vrijwel volledig af van hoe snel de documenten compleet zijn. De notaris kan pas beginnen als alle erfgenamen bekend zijn en hun stukken binnen zijn. Het opvragen van een afschrift bij de gemeente of het Kadaster kost doorgaans enkele werkdagen.

Wie levert de documenten aan?

Meestal de erfgenaam die het contact met de notaris onderhoudt. Elke erfgenaam moet wel zelf zijn identiteitsbewijs aanleveren en vaak een volmacht ondertekenen.

Wat als een erfgenaam in het buitenland woont?

Dan is een volmacht nodig die soms in het buitenland moet worden gelegaliseerd. Begin hier zo vroeg mogelijk mee, want dit is doorgaans de traagste stap.

Wat als er geen testament blijkt te zijn?

Dan bepaalt de wet wie de erfgenamen zijn. De notaris stelt dat vast via de Basisregistratie Personen. Een verklaring van erfrecht is dan nog steeds mogelijk.

Heeft de notaris de bankafschriften echt nodig?

Dat verschilt per kantoor. Sommige notarissen vragen om een overzicht van de tegoeden op de dag van overlijden, onder meer met het oog op de aangifte erfbelasting. Vraag bij de eerste afspraak wat er precies wordt verwacht.

Kan ik de verklaring van erfrecht zelf opstellen?

Nee. Alleen een notaris kan dit document opmaken.

Hoe Familiekluis hierbij helpt

Familiekluis is geen notaris en stelt geen verklaring van erfrecht op. Wat Familiekluis wel doet, is het probleem oplossen dat hierboven telkens terugkomt: uw nabestaanden weten niet waar alles ligt.

U bewaart de belangrijke documenten en het overzicht van rekeningen, verzekeringen en wensen op één plek, en bepaalt zelf wie daar wanneer bij kan. Op het moment dat de notaris om stukken vraagt, is de lijst hierboven binnen een uur compleet in plaats van na weken zoeken.